Politique de confidentialité

Portée et application

L’Association des propriétaires du lac des Sittelles (« APLS ») a un devoir de protection des renseignements personnels colligés auprès de ses membres dans l’exercice de ses fonctions et offres de services. Le développement de nouveaux outils de communication, exige de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. C’est pourquoi, l’APLS s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qu’elle collecte.

La présente Politique de confidentialité relative à la protection des renseignements personnels a été développée en conformité aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. La Loi 25 est entrée en vigueur le 22 septembre 2022 et d'autres dispositions prendront effet en septembre 2023 et 2024, dont l'obligation de mettre en œuvre une politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels.  Conséquemment, cette politique pourrait faire l’objet de mises à jour ou de modifications, le cas échéant, afin de demeurer en conformité aux exigences de cette loi.

Cette politique de confidentialité s'applique à tous les membres de l’APLS y compris les visiteurs/internautes non enregistrés et les utilisateurs enregistrés.

Si vous n’acceptez pas la présente Politique, veuillez ne pas utiliser notre site internet.  L’APLS se réserve le droit de changer la présente Politique à tout moment sans préavis. La version à jour de la Politique est disponible sur notre site Web et sa date d’entrée en vigueur y est indiquée.  Si des changements modifiant de manière importante le risque en matière de vie privée sont apportés à la Politique, vous en serez informé.e au moyen d’un avis publié sur la page d’accueil de notre site Web. Si vous continuez d’utiliser notre site Web après l’entrée en vigueur de tels changements, vous serez réputé.e avoir accepté ces changements. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette Politique.

Membres et utilisateurs visés

En sus des membres de l’APLS, cette politique s'applique à tous utilisateurs-visiteurs du site internet de l’APLS.

Consentement

L’inscription au registre des membres confirme le consentement à la collecte et à l’utilisation de données personnelles aux finalités de l’APLS et en accord avec la Politique de confidentialité de l’APLS.

En utilisant le site internet de l’APLS, l’utilisateur-visiteur consent également à la collecte de données telle que définie à la section finalité internet.

Collecte de renseignements personnels

L’APLS obtient des renseignements personnels lors de l’inscription au registre des membres, lors de la sélection, par ses membres, parmi les différents services offerts, par l’entremise des services sollicités sur le site internet de l’APLS. L’APLS collecte ainsi les renseignements suivants :

• Nom, prénom

• Numéro de membre de l’APLS

• Adresse postale -résidence principale incluant le Code Postal

• Adresse au Domaine incluant le numéro matricule du lot

• Adresse électronique

• Numéro de téléphone

• Adresse IP – internet seulement

• Témoins – internet seulement

 

L’APLS obtient aussi les renseignements personnels suivants lorsque des utilisateur visiteurs internautes contactent l’APLS via son site internet ou par courriel à info@lac-sittelles.org :

 

• Nom, prénom

• Adresse électronique

• Numéro de téléphone

• Adresse IP – internet seulement

• Témoins – internet seulement

 

Finalités

Les renseignements personnels des membres de l’APLS servent aux finalités suivantes : 

 

1. Facturation annuelle de la cotisation

2. Facturation annuelle des services

3. Gestion des services (Embarcations, Club de Pêche, Club de Tennis, etc.)

4. Informations sur les activités de l’APLS et du domaine écologique du lac des Sittelles

5. Informations pertinentes via les communiqués de l’APLS

6. Sondages auprès des membres

7. Communiquer par courriel, téléphone ou autre moyen avec un membre

8. La mise à jour de l’information au dossier membre, le cas échéant

9. La mise à jour de l’Information d’un service utilisé par un membre, le cas échéant

10. Statistiques

11. Contact

Les renseignements personnels des internautes servent aux finalités suivantes : 

1. Communiquer par courriel avec les internautes qui demandent des informations au sujet du domaine écologique du lac des Sittelles

2. Contact

Conservation et sécurité des renseignements personnels

Les renseignements personnels collectés sont conservés conformément à la Politique de confidentialité de l’APLS, et ce, uniquement pour la durée nécessaire de la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires. Une fois que les objets de la collecte internet sont accomplis, l’APLS détruit les renseignements personnels. Par ailleurs, les renseignements collectés pour les finalités et pour les fonctions et services de l’APLS peuvent être conservés pour fins d’historique.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels afin de vous faire parvenir des courriels d’information concernant les activités ou les actualités de l’APLS et de partenaires externes, en ayant toujours à l’esprit de vous offrir le meilleur service qui soit.

Le site internet de l’APLS est hébergé sur la plateforme Wix.com. Wix.com nous fournit la plateforme en ligne qui nous permet de vous offrir nos informations et services. Vos données peuvent être stockées par le biais du stockage de données, des bases de données et des applications générales de Wix.com ainsi que du service de stockage de Google.  Elles stockent vos données sur des serveurs sécurisés derrière un pare-feu.

En plus des formulaires WiX que nous utilisons pour recueillir l’information, certains de nos services, par exemple les services pour embarcations et les consultations/sondages des membres, utilisent les formulaires Google.  Vous trouverez, ici,  la politique de confidentialité de Google.

Nous utilisons aussi Brevo (anciennement Sendinblue) pour l’envoi de masse par courriel des communiqués de l’APLS.  Vous trouverez, ici, la politique de confidentialité de Brevo.

Divulgation à des tiers

L’APLS ne vend ni n’échange ou ne transfère les informations personnelles qu’elle collecte à des tiers sauf aux tierce parties qui l’aident à offrir ses services.  Dans ce cas, ces parties sont soumises à une entente de confidentialité.  L’adoption de la résolution 2020.05.23-1, approuvée à majorité par les membres en règles durant l’AGA du 6 Juin 2020, précise qu’un membre APLS est aussi un membre FondationLacS, et ainsi, l’APLS partage les informations nominatives des membres en règle avec FondationLacS.  De plus, la résolution précise qu’un membre APLS peut exercer son droit de retrait de membre FondationLacs.   Par ailleurs, l’APLS peut partager les informations personnelles si requis par la loi, comme lors d’une enquête policière afin de prévenir des activités illégales, fraudes présumées, ou toute situation impliquant des menaces potentielles à la sécurité physique ou morale de ses membres et utilisateurs-visiteurs du site internet.

Droit d’opposition, Droit de retrait et Droit d’accès

Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.

Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de demander que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.

Le droit d’accès permet aux internautes, d’une part, de connaître quels sont les renseignements personnels qu’un organisme ou une entreprise détient sur eux et, d’autre part, de mettre à jour ces derniers et, le cas échéant de les rectifier.

Se désabonner

L’inscription au registre des membres de l’APLS étant obligatoire, le désabonnement n’est pas une option. Toutefois, lors de la vente de la propriété le dossier est suspendu et ne fait plus l’objet de communication.

Seule l’inscription aux services optionnels souscrits par l’entremise de l’internet comme, par exemple, le service de publications du communiqué APLS, les services des embarcations et autres services font l’objet d’un désabonnement.  Dans ce cas, un mécanisme de désabonnement du service est prévu via le site internet et peut être utilisé.

Sécurité

Tant pour les finalités de fonctions et services que pour l’interactivité internet, les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé afin d’assurer leur sécurité et font l’objet des mesures de sécurité adaptées tels que : 

- Protocole SSL

- Protocole SET

- Gestion des accès - personne autorisée

- Gestion des accès - personne concernée

- Sauvegarde informatique

- Identifiant / mot de passe

- Pare-feu

Le site internet de l’APLS est hébergé sur la plateforme en ligne Wix.com qui permet l’offre des informations et services. Les données peuvent alors être stockées par le biais du stockage de données, des bases de données et des applications générales de Wix.com. Les données d’inscription des membres sont stockées par le biais du logiciel de comptabilité Quickbooks.

L’APLS vise la maintenance d’un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité des transactions.

Fuite de données

Si l’APLS a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient s’est produit, elle prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.  Elle évaluera la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées.  Si l’incident est tel que le risque qu’un préjudice sérieux soit causés aux personnes dont les renseignements sont concernés, elle avisera les personnes et la Commission d’Accès à l’Information (« CAI ») du Québec en utilisant les mécanismes prescrits par la CAI.  Toutefois, l’organisation n’a pas à aviser les personnes dont les renseignements personnels sont concernés, si cet avis est susceptible d’entraver une enquête menée en vertu de la loi pour prévenir, détecter, réprimer le crime ou les infractions aux lois.

Nous contacter

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, à propos de vos données gérées par l’APLS, ou si vous désirez exercer un droit, veuillez nous contacter par courriel à CAIPRP@lac-sittelles.org.  Nous nous efforcerons de répondre à votre demande concernant l'utilisation de vos informations personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité.

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, et ainsi nous vous invitons à la consulter fréquemment. Les modifications et les clarifications prendront effet dès leur publication sur le site internet.

 

La présente politique est approuvée par la responsable de la protection des renseignements personnels de l'APLS dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Hélène Thibault, Présidente

CAIPRP@lac-sittelles.org